不動産 Salesforce導入事例｜属人化した業務から脱却。CSBパートナーズが進めた「仕組みで成長できる組織づくり」
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Interviewer
早川泰広
代表取締役
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Interviewee
荻原元輝
シニアコンサルタント
Challenges
Excelで成長を支えてきたが、事業拡大とともに限界が見え始めた
当社は創業当初は一人で事業をスタートしました。
管理物件の月次報告書、契約管理、請求業務、入金管理など、多くの業務をExcelで独自に構築しながら運営していました。
創業フェーズでは十分に機能していた仕組みでしたが、管理物件数や取引件数が増えるにつれ、運用負荷も大きくなっていきました。
特に大きな課題だったのが入金管理です。
毎日数多くの入金を確認しながら手作業で消し込みを行っており、確認工数も増加。時には計算ミスや確認漏れが発生し、お客様対応に影響が出ることもありました。
また請求書作成や管理方法も担当者ごとに異なり、情報が分散していました。
事業が拡大する中で、業務が属人化し、このままでは再現性のある組織運営が難しくなるという危機感がありました。
Catalyst
拠点拡大によって営業情報の共有が難しくなった
当初はバックオフィス業務の効率化がDXの出発点でした。
請求書発行や入金消込などを効率化するため、会計システムとの連携や業務改善を検討していました。
しかしその後、札幌だけでなく東京・大阪にも拠点ができ、営業組織が拡大していく中で、新たな課題が見えてきました。
札幌で関係性のあるお客様から東京案件の紹介をいただくなど、
拠点をまたぐ営業活動が増えてきた一方で、顧客情報や商談状況が十分に共有できていなかったのです。
営業ミーティングは行っていましたが、日々の活動状況までは把握しきれませんでした。
そんな中、現場の営業メンバーから「CRMやSFAを導入した方が良いのではないか」という声が上がりました。
経営側としても必要性を感じていたタイミングだったため、この一声をきっかけに本格的にSalesforce導入の検討を開始しました。
Concerns
「導入すること」よりも「定着すること」が重要だった
もし経営側だけの判断で導入を進めていた場合、「なぜ必要なのか」を説明しながら合意形成を進める必要があったと思います。
ですが、現場からのボトムアップで導入の必要性の声が出ていたこともあり
導入そのものへの不安は大きくありませんでした。
一方で気になっていたのは、導入プロジェクトが現場に過度な負担を与えないかという点でした。
システム導入では専門用語や大量のタスクが一度に提示されるケースもあります。
ITに慣れていないメンバーにとっては、それだけで心理的なハードルになりかねません。
だからこそ、そんな事情を理解してくれる方々とプロジェクトを進めるるとが重要だと考えていました。
Why Liftoff
業務を理解しながら、現実的な進め方を提案してくれた
Salesforce以外のCRM・SFAツールも比較検討しましたが、最終的に選んだのはSalesforceでした。
決め手となったのは拡張性の高さです。
将来的に人員が増え、事業規模が大きくなったときにも対応できること。
そして今の段階から活用文化を社内に浸透させておくことが重要だと考えました。
導入パートナーについても複数社を比較しました。
その中でリフトオフ社は、最初から大きなシステムを作り込むのではなく、「まずは必要なところから始める」という当社にあった適切な提案をしてくれました。
また、業務内容を整理しながら優先順位を明確にし、一つひとつ段階的に進めていく進行方法にも安心感がありました。
システム構築だけでなく、業務全体を見ながら伴走してもらえたことが振り返るととても良かったと感じています。
Project
Salesforceを中心とした業務基盤を整備
今回のプロジェクトでは、Salesforceの導入だけではなく、今後の事業成長を支える業務基盤づくりを進めました。
まず今回のDX推進を機会にGoogle Workspaceを導入し、情報管理の環境を整備。
その後、CRM・SFA環境を構築しました。
主な取り組みは以下の通りです。
- Salesforce Sales Cloud導入
- SFA構築
- 顧客情報の一元管理
- 営業活動の可視化
- 業務フロー整理
- KPI可視化に向けたデータ設計
- 会計システムとの連携
特に重視したのは、単なるシステム導入ではなく業務設計です。
営業活動や顧客管理の流れを整理し、誰が担当しても一定品質で運用できる状態を目指しました。
また、プロジェクトは大きな要件を一度に進めるのではなく、小さなステップに分けて実施しました。
そのため、現場メンバーも無理なく参加することができました。
Outcomes
情報共有の土台が整い、次の成長に向けた準備が進んだ
現在は本格活用に向けたスタート段階ですが、変化の兆しを感じています。
まず、札幌・東京・大阪の各拠点で共通の情報を参照できる基盤が整いました。
これまで個人や拠点ごとに管理されていた情報が一元化されることで、
顧客紹介や案件連携がスムーズになることを期待しています。
また、これまでExcelや担当者ごとに分散していた情報も整理され始めました。
業務の見える化が進み、今後はレポート整備やダッシュボード活用によるKPI可視化、フォーキャスト精度向上にもつなげていきたいと考えています。
大きな成果を求めるというよりも、再現性のある仕組みを整えられたことが大きな前進だと感じています。
Outlook
SalesforceとAIを活用し、より生産性の高い組織へ
今後はSalesforceを中心に、さらにデータ活用を進めていきたいと考えています。
特に期待しているのがAI活用です。
提案資料作成や情報整理など、営業担当者が多くの時間を使っている業務を効率化することで、より多くの時間を顧客とのコミュニケーションに使える環境を目指しています。
また、駐車場利用者からお預かりしている車検証や保険情報などのデータを活用し、新たな付加価値サービスの提供も構想しています。
さらに今後は仙台、名古屋、福岡などへの拠点展開も視野に入れています。
Salesforceを軸にした仕組み化が進むことで、地域が増えても同じ品質でサービスを提供できる組織づくりを目指しています。