Salesforceを活用し最重要 KPI の早期達成を実現。
真の DX に向けた脱アナログ管理。

創業当初から Salesforce を導入され、意識的な IT 投資をされておりましたが、ご依頼にあたり、どのような課題をお持ちでしたか？

はい、きちんとした理念経営を行おうと考えたとき、組織の文化づくりや教育体制をスムーズに浸透させるためには、IT の力が不可欠だと確信していました。これは私の会社員時代の経験から得た実感です。なので創業当初から、憧れでもあった Salesforce を導入し、積極的な IT 投資を進めていきました。 しかしながら、システムが増えていくと、一つ一つのシステムは良いものであっても、それぞれがシームレスに動くことはなく、いつの間にか、効率アップの仕組みではなく、データを統合するためにシステムを触っているような状態となってしまいました。システムを導入したものの、日々進化する営業戦略や経営管理において、IT は置き去りになり、気づけば仕組み化された経営ではなく、ひたすらに量を追っている状態になっていました。Salesforce にいたっては「入力するためのシステム」と言っても過言ではない状況でした。

よく理解できます。たしかに導入するのは簡単ですが、それぞれを真に連動させるのは、よほどの経験がないとスムーズにいかないものですよね。そんな中、当社にご依頼いただいたのはどうしてなのでしょうか？

一言でいえば、経営的な視点で各業界への知見と過去の事例を豊富にお持ちだったからですね。
私自身に「こうすれば上手くいく！」という経営的なアイディアは豊富にありましたが、実行するための手段がすべてアナログで、気合いや根性だけではこなせない域に到達していました。もしくはすぐに限界が来ることが明白でした。人的リソースも限られている中で、何を優先し、何を後回しにすべきかという悩みを打ち明けたところ、やるべきことが洗練されました。リフトオフさんのこれまでの経験や多くの事例の中から、我流ではなく、ベストな選択を行えると確信できました。
あとは職業柄、長く人と関わってきていますから、フィーリングからも安心感を得られました（笑）

経営の視点で関わる上でフィーリングは大切ですよね（笑）嬉しいです。ありがとうございます。
Salesforce は単なるのツールではなく、組織全体を大幅に改良できるツールなので「システム」だけの視点だけでなく、経営的観点は、最も重要だなと日々私たちも感じています。

では、具体的な課題や実現したかったことのイメージを教えていただけますでしょうか。

目に見えた課題はたくさんありましたが、大きく3点です。 1つ目に求人掲載数の拡大です。我々人材紹介業は、多くのお客様から膨大な求人をお預かりしていますが、これらを集客のチャネルに、素早く、正しく載せることが最重要 KPI の1つとなります。 2つ目は営業の業務効率を上げ、顧客との接点を増やすこと、3つ目にフォーキャスト（売上予測）の精度を向上させることにありました。

それぞれの課題について、詳しく教えていただけますでしょうか。

1つ目の求人掲載数ですが、人材紹介業の場合、求人数は絶対的な指標となりなります。求職者にとって条件の良い求人をできるだけ幅広い業種、職種で獲得することがミッションとなっています。急募となっている求人はもちろんのこと、将来発生しそうな求人を事前に抑えておくことも大切です。 良い求人情報は依頼企業との深いコミュニケーションの中で生まれます。これらの情報資産を Salesforce にストックし、早いタイミングで案件化（求人掲載）することが、他社との差別化できる大きなポイントとなります。
そのため、企業からいただいた情報を簡潔に Salesforce へ登録できる仕組み（10秒程度）を作っていただき、求人の詳細情報や実際の求人掲載は別チームで行えるように、組織体制の変更を行いました。これによって営業担当は「発掘」のみに集中でき生産性が向上します。
また、Salesforce と求人媒体を直接連携することで、のちに訪れる候補者様、企業、求人情報が1つのプラットフォームに集約されるようになりました。
これらによって、各チームによる伝達漏れや無尽蔵なダブルチェック、掲載状況の集計などが一元管理され、リアルタイムに各 KPI が可視化されるようになりました。結果として、求人掲載数や掲載スピード、リード獲得（求職者による応募）を大幅に増やすことに成功しています。
毎月1度求人を貯めてからリリースしていた作業を、少なくとも毎週掲載くらいのスパンには短縮できた上、無駄な工数を削減できているので驚きです。

Salesforce を組織の中心に置き、業務を上手く分割できると部門ごとの責任分界点が明確になりますよね。それによって、生産性が向上するというのは、まさに IT 活用のメリットですね。 営業さんの業務効率やフォーキャスト（売上予測）についてはいかがですか？

業務効率でいえば、エントリーシートの自動生成機能は爆発的な生産性に繋がっています。求職者と求人企業を素早く繋ぐことも、重要な KPI の1つのになりますから、求職者からいただいた情報のメモを Excel にまとめ直していては、時間がかかる上にミスもあり、営業生産性における課題の1つでした。また、恥ずかしながら、これまで Salesforce の標準オブジェクトをほとんど適切に使えていなかったため、フォーキャスト（売上予測）はスプレッドシートで行っていました。今でもまだ 100点 とは言えませんが、スプレッドシートで行っていたことが、ほぼほぼ Salesforce 上でリアルタイムに確認できるようなりました。あらゆる数字が定量化されたことで、マネジメントメンバーが増えたときに、感覚ではなく、再現性が取れる組織形態へと近づいてきました。

営業生産性、フォーキャストの確立、どちらにも共通していることは再現性の高さといったところでしょうか。どのメンバーでも、どのチームでも、同じ方法で事業を進められると、理念教育も行いやすいと思いますし、ボトルネックの抽出も素早く行えるものですね。詳しく教えていただきありがとうございます。
ちなみに、これらは Salesforce なくして出来なかったことなのでしょうか？

難しい質問ですが、出来るできないでいえば、出来ていたかもしれません。
ですが、これから組織を拡大する中で、これらの業務が純増していくことを考えると、チェック担当者や管理部門を増設するなど、本業とは無関係な人材配置やコストの増加を検討しなくてはいけない点は絶対に避けたいポイントでした。またこのビジネスでは、求人や契約管理など、ミスが発生してはいけない業務が多く存在するため、システマティックな仕組みが構築できているのは、経営者として、心的ストレスが低いです。
ですから、Salesforce への投資は、100点の施策だったと考えています。特に「言った言わない」「やったやっていない」などのよくあるトラブルは、社内外含めて極端に減りました。もちろん、すべてが Salesforce だけの力ではありませんが、Salesforce が最も大きな地盤になっていることは、間違いありません。
正直、他社製の安価な CRM を検討したこともありましたが、今ではあり得えないですね（笑）

素晴らしいご判断だったと心から思います。組織を拡大する前から将来への投資を検討することは、キャッシュフローから考えても非常に重たいご決断だったかと思います。その中で理念を大切に、良い仕組みを構築したいという想いに私も刺激を受けましたし、より良いシステムを作ろう！という熱い想いを持って取り組ませていただくことができました。

Salesforce が上手くまわり始めたことで、経営的に変化したことはありますか？

はい、これまでは分かっていても出来なかったことがあったり、だいたい出来ているだろうといった大まかな管理が続いていました。もちろん営業数字や求人応募数など、分かりやすい数字は定量化されていましたが、取り組み中の施策の状況や Want として上がっている課題への対応は、やや曖昧な評価（経過観察）を行っておりました。ところが、いざ仕組みを変えて、Salesforce のレポートやダッシュボードを確認すると、それぞれの数字が明確になったため、社員自らその差分を埋めるよう行動量に改善が見られました。これまでが甘かったのかといえば、そんなことはなかったと思いますが、やはり数字が具体的になると、行動すべき優先度も明確になったのだと思います。 「見られている意識」がプラスに働いた良い事例でした。

それは素晴らしい変化ですね。まさに「見える化」の恩恵をダイレクトに感じられたのですね。 変化された行動量とは、具体的にどのような点に現れたのでしょうか？

求人の獲得量や掲載スピードはすでに説明した通りです。 その他では、クライアント企業との契約締結スピードが上がりました。業界的に「まずは口頭で進めて最後に契約」のような風習がありますが、これらは Salesforce のフェーズを活用して、Want（可能な限り） から Must（必須） にしました。契約がきちんとされていないと、我々はもちろんのこと、候補者様、企業クライアント様の3者間で大きなトラブルになります。私たちは大手企業ではないので、ある程度のスピードを武器にしている反面こういったトラブル発生のリスクも抱えていました。このような損失を防げるようになったのは、Salesforce に限らず、業務コンサルティングの恩恵を感じています。 他にも、各種 ToDo の締切や書類の整備、段取りなどは大幅に改善されました。 社員の皆は、よく頑張ってくれていると思っていましたが、さらに頑張ってくれるようになりましたね（笑）

素晴らしい会社ですね（笑） 一般的な Salesforce は、営業やマーケティング軸など「売上に対した攻め」のツールとしての認知が高いですが、実はリスクヘッジや業務の効率化としての側面にも大きく対応できる設計になっていますよね。当社が Salesforce 以外の CRM を扱わないのも、ここに大きな理由があるので、素晴らしい観点だなと感じました。詳しいご説明をありがとうございます。

今後、さらに IT を活用して、実施していきたいことはありますか？

まだまだ人が手を動かしていたり、記憶をたどるという業務は多くあるので、これらをできるだけ自動化（簡略化）していきたいとは考えています。しかし、これらをすべて自動化するためには、まだまだ蓄積しているデータの数や種類も少ないため、基盤ができた今、中長期を視野に、情報の粒度を高めていくべきと感じています。また、データを集めるにも、人が一件一件手入力していては意味がありませんので、Salesforce と外部のシステム、もしくは専用のシステムを構築して、データ量を担保することも視野にいれています。これまでは、闇雲に情報量を増やすことを考えたり、便利なシステムを導入すれば上手くいくイメージを持っていましたが、これらは1つの手段に過ぎないので、ベースとなっている Salesforce を軸に、業務の適正化やマニュアルの整備なども平行して進めております。
IT 投資は確かにコストはかかりますが、正しい手順と正しいツールを選択することで、最低限のコストと労力で実現できることを学びました。 これからもリフトオフさんのアドバイスを通じて、目に見える課題はもちろんのこと、中長期的な課題にも気を配り、最適な意思決定を行いたいと思っています。

データやシステム化の手順は非常に重要な観点ですね。中小企業にも IT 活用が求められる現代では、正しい選択が行えないと、コストはもちろん、社員さんも疲弊してしまう傾向にあると考えています。当社にも課題が沢山ありますが、「優先度」は1つの生命線だと考えているので、こういった考え方を共有できて嬉しく思います。

そうですね。まずはベースが整いましたので、既存の事業をしっかりと伸ばしていくことはもちろんですが、これまでの経験を踏襲して、新規事業も検討しています。同じ人材紹介ではありますが、今後狙えるマーケットがあると確信していますので、早い段階から素早い PDCA を回して、Salesforce や組織に多くの知見やデータを蓄積していこうと考えております。 今 Salesforce が整っていることで、ベースとなる営業戦略、業務管理がそのまま横展開できるのは、同業者と比べても大きなアドバンテージだと思っております。いち早く収益化できるよう今後も連携をお願いします！

Salesforce が定着している組織では、何を行うにも Salesforce ありきで業務を仕組み化できるのは、組織としての強さになりますね。
ただ、実は Salesforce だけでなく、社内の体制やルールがあることで、Salesforce のメリットを享受しているわけですから、たった数ヶ月という短期間でここまで体制を整えられたスパークルキャリアさんには、私も驚いています。 こちらこそ、末永くお願いいたします。私たちもあらゆる事例や経験をもとに今後も全力でサポートできるよう精進してまいります。
本日は大変ご多用の中、お時間を頂戴いたしまして、本当にありがとうございます。

ありがとうございます。ぜひ一緒に盛り上げていきましょう！